TicketBuy Support

Bij de ‘Gasten’ in je evenement zie je bovenin de button ‘download invulbestand’.
Met dit invulbestand kun je gemakkelijker gasten toevoegen.

Hieronder de instructies (die ook in het invulbestand te vinden zijn) hoe je de mail kunt laten verzenden via het TicketBuy systeem óf via een extern mailprogramma.

Het bestand kan gevuld worden bij het tabblad ‘Gasten’. Zaken die daarin gezet worden, worden meegenomen in de upload en hoef je dus niet meer handmatig toe te voegen.

Éénmaal ingevuld ga je terug naar het Dashboard van TicketBuy en daar zie je de button ‘upload bestand’. Kies het juiste formaat, vervolgens krijg je meerdere opties te zien:

1. Selecteer en product
   Hier kun je ervoor kiezen om een product/ticket automatisch te laten vullen. LET OP: Voor álle rijen is dat dan hetzelfde product!
   Heb je dus meerdere producten dan kun je ervoor kiezen om handmatig te vullen of te wijzigen.

   Het is óók mogelijk om per product een invulbestand te maken en te uploaden. De gegevens worden pas verwerkt bij het opslaan van de gastenlijst (laatste stap)

2. Selecteer verzendmethode
   1. TicketBuy (aanbevolen)
      als alles verwerkt is en opgeslagen, worden de gasten via een standaard email vanuit TicketBuy uitgenodigd. (zie hieronder voor een screenshot van deze standaard email)
   2. Eigen mailprogramma
      Het is mogelijk om de bestellingen te verwerken maar deze NIET via TicketBuy te verzenden, maar via een eigen mailprogramma (bv Mailchimp).
      Kies je voor deze optie dan zie je deze gegevens na het opslaan verschijnen onder het tabblad ‘Eigen mailprogramma’.
      Door regels te selecteren of alle regels te selecteren via het vinkveldje bovenin, verschijnt de button ‘bulkacties’ waarmee je de gegevens kunt exporteren (export xxxx eigen mailprogramma).

De gegevens die je exporteert kun je toepassen in je eigen mailprogramma, daarin staat dan de link naar de bestelling die je moet verwerken. Ontvangers kunnen via deze link zelf de tickets downloaden.

Bij het tabblad ‘Eigen mailprogramma’ zie je de datum en tijd verschijnen bij ‘laatst geëxporteerd op’ zodat duidelijk is dat deze gegevens verwerkt zijn.

Bij deze optie is het wél verplicht om het mailadres van de ontvanger te verwerken.

3. Upload bestand
   Hier selecteer je dit invulbestand ná het vullen van het tabblad ‘Gasten’.

Als alles geregeld is en je klikt op Opslaan, dan worden de gegevens verwerkt én bij de totale capaciteit verwerkt.
Dus heeft je evenement een maximale capaciteit van 1000 tickets, waarvan er al 900 verkocht zijn en waarbij je 50 gasten wil uitnodigen, dan zijn er 950 verkocht en dus nog (maar) 50 beschikbaar voor bezoekers.

Als dit ongewenst is, kun je altijd de maximale capaciteit verhogen naar 1050 tickets (voor dit voorbeeld).

Als je evenement al over de maximale capaciteit is (uitverkocht) vraagt het systeem of je de maximale capaciteit wil overschrijden. Dit is met name belangrijk voor bijvoorbeeld zitplaatsen, waar je de maximale capaciteit niet wil overschrijden!

Wil je de gasten toch uitnodigen, dan dien je nogmaals op Opslaan te klikken.